Жоба менеджменті

Жоба менеджменті (ағылш. project management) — ресурстарды тиісті жоспарлау, ұйымдастыру, басқару және бақылау арқылы көздеген мақсаттарға жеткізуге бағытталған пән саласы. Жобаның басталу және аяқталу мерзімі белгіленіп қойылатындықтан, арнайы мақсаттарға жету жолында уақыт, қаржыландырылу т.б. жағынан шектеулерге ие болады. Жобаның мақсаты пайдалы өзгерістерге қол жеткізу немесе қосылған құн әкелуге негізделеді. Жобаның уақытшалығы оны тауар немесе қызмет көрсету мақсатында күнделікті қайталанатын, тұрақты функциялы әрекеттерден тұратын бизнестен ерекшелейді. Тәжірибе жүзінде, күнделікті бизнес пен жоба басқару жүйелері бір-бірінен өзгеше болатындықтан, олар әртүрлі техникалық қабілеттер мен басқару стратегияларын қажет етеді.

Тарихы

Henry Gantt (1861–1919), the father of planning and control techniques

1990 жылға дейін құрылыс-инженерия жобаларын, әдетте, сәулетшілер, инженерлер, құрылысшылар өздері басқаратын. Бұған Витрувиус (б.з.д 1 ғасыр), Кристофер Рен (1632-1723), Томас Телфорд (1757-1834) және Исамбрад Кингдом Брунел (1806-1859) мысал бола алады. Ұйымдар кешенді инженерлік жобалар барысында жүйелі түрде жобаларды басқару құралдары мен әдістерін қолдануды шамамен 1950-жылдары бастады. Пән ретінде жоба менеджменті бірнеше салалардан бастау алады, соның қатарында құрылыс инженериясы, машина жасау саласы, ауыр қорғаныс қызметі. Жоба менеджментінің аталары Генри Гантт пен Генри Файол. Генри Гантт, жоспарлау және басқару әдістерінің атасы, Ганттдиаграммасы атты жоба менеджментіне арнап жасаған құралымен әйгілі. Генри Файол жоба және бағдарлама басқару білімінің негізі саналатын бес басқару функциясын құрды. Фойол және Гант екеуіде Фредерик Уинслоу Тэйлордың ғылыми менеджмент теориясының студенттері болған. Оның жұмысы қазіргі кезде қолданылатын жоба менеджменті құралдарының, соның ішінде ЖұмысБөлу Құрылымы (ЖБҚ) мен ресурстарды орналастыру әдістерінің бастауы болып саналады.1950- жыл қазіргі заман жоба менеджменті саналатын, негізгі инженерлік салаларды біріктіріп жұмыс жасатқан дәуіріне бастау болды. Жоба менеджменті менеджмент пәнінен туындайтын, инженерлік үлгісі бар айрықша пән ретінде таныла бастады. АҚШ-та, 1950-інші жылға дейін, жобалар көбінесе Гант диаграммасын және басқада бейресми әдістер мен құралдарды қолдану арқылы, әртүрліжағдайлар үшін өзінше басқарылды. Сол уақытта екі математикалық жоба-жоспарлау модельдер жетілдірілді. “Сыни жол әдістемесі” ДуПойнт корпорациясы мен Ремингтон рент корпорациясы арасындағы өзара бірлескен кәсіпорын негізінде зауыттың техникалық қызмет көрсету жобаларын басқару үшін жетілдірілді. Сондай-ақ“Бағдарламаны бағалау және қайта шолу техникасы” немесе ПЕРТ Құрама штаттарының флоты, локхид және Буз Аллен Хамилтон корпорациялары біріге отырып суасты зымыран жасау бағдарламасына қатысты жетілдірілді. ПЕРТ және “Сыни жол әдістемесі”тәсілдері бір-біріне ұқсас келгенімен айырмашылықтары бар.“Сыни жол әдістемесі”детерминистік қызмет уақыты болжамы бар, яғни әр әрекеттің жүзеге асырылу уақыты белгілі болған кездегі жобаларда қолданылады. ПЕРТ керісінше нақты уақыт шектеуі жоқ, яғни әрекеттің жүзеге асырылу уақыты белгісіз немесе әркелкі болған жағдайда қолданылады. Осындай түйінді айырмашылық нәтижесінде “Сыни жол әдістемесі” және ПЕРТ әр түрлі контексте пайдалынылады. Бұл математикалық әдістер көптеген кәсіпорындар арасында тез таралды. Жоба-жоспарлау модельдерін жетілдірумен қатар, жоба құнын бағалау, құн менеджменті, инженерлік экономика технологиялары Ханс Ланг және басқалардың жұмысына негізделіп дами бастады. 1956 жылы жоба менеджменті мен жоспарлау, құн есептеу, құн/жоспар бақылау (жоба бақылау) салаларына қатысты бастапқы қолданушылар бастамасымен Американдық Құн Инженерлер Қауымдастығы (қазір ИҚЖҚ, Халықаралық, Инженерлік Құн Жақсарту Қауымдастығы) құрылды. ИҚЖҚ өзінің жаңашыл жұмысын жалғастырып, 2006 жылы бағдарламалар мен жобаларды басқару үшін бірінші интеграцияланған процессшығарды (Толық Құн Менеджменті Шеңбері) . Халықаралық жоба басқару қауымдастығы (ХЖБҚ) бірнеше ұлттық жоба басқару бірлестіктерінің федерациясы ретінде, 1967 жылыЕуропада құрылды. Бүгінгі күнде ХЖБҚ федералдық құрылымын сақтап, Антарктидадан басқа құрлықтарда бірлестіктер мүшелік етеді. ХЖБҚ төрт деңгейлі сертификаттау бағдарламасын ХЖБҚ құзірет негіздеу ХҚН негізінде ұсынады. ХҚН техникалық, конткесттік және тәртіптік құзыреттерді қамтиды. 1969 жылы Жоба Менеджменті институты (ЖМИ) АҚШ-та құрылды. ЖМИ Жоба Менеджменті “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” (PMBOK Guide)атты кітап басып шығарды. Бұл кітапта жоба менеджментіне қатысты жалпы тәжірибеде қолданылатын тәсілдемелер мен әдістемелер жинақталған. ЖМИ сонымен қатар бірнеше сертификаттар ұсынады.

Тәсілдемелері

Typical development phases of an engineering project

Жоба басқарудың бірнеше тәсілдемелері бар, соның ішінде үнемді, қайталанбалы, үдемелі және кезеңді (phased) тәсілдемелер. Жұмыс әдіснамасына қарамастан, жалпы жоба міндеттеріне, жобаның орындалу мерзімі мен құнына, сондай-ақ барлық қатысушылар мен мүдделі тараптардың (акционерлердің) атқаратын рөлдері мен міндеттеріне мұқият назар аударылуы қажет.

Шектеулердің классикалық үштүрлілігі

The project management triangle

Жоба менеджментінің маңыздылығы

Жетіліп келе жатқан технологиялар мен халықаралық бәсекелестіктің артуы нәтижесінде көптеген компаниялар ұйымдастырушылық қызметін топтау және интеграциялау мақсатында жақсы әдістер ізденуде. Жоба менеджменті бұдан былай арнайықажеттілік кезінде қолданылатын басқару түрі емес. Ол өте тез бизнес жүргізудің стандартты жолына айналуда. Қарапайым фирмаларда жобалар үлесі өсуде. Болашақта жобалардың ұйымдардың стратегиялық бағытына ықпал ететіні және маңыздылығы одан әрі артады деп болжанады. Жоба маңыздылығының себептері төменде көрсетілген.

• Өнімнің өмірлік циклінің қысқаруы Жоба менеджментіне сұраныстың артуының басты себептерінің – бірі өнімнің өмірлік циклінің қысқаруында. Мәселен, қазіргі кезде жоғары технологиялық салаларда өнімнің өмірлік циклі шамамен 1 жылдан 1,5 жылға дейін.Бұдан 30 жыл бұрын ғана 20 жылдан 25 жылға дейін жететін өмірлік циклдер сирек емес еді. Жаңа өнімнің қысқа өмірлік циклі нарықта уақыт өткен сайын маңызды болып отыр. Әлемдегі империкалық жалпы ережесі бойынша жоғары технологиялық өнімді нарыққа шығаруды 6 айға кейінге қалдыру өнімнің әкелетін табыс үлесінің 33 пайызға қысқаруына әкеледі. Сондықтан, жылдамдық бәсекелестікте артықшылық болып табылады. Жаңа тауарды неғұрлым тезірек нарыққа әкелу көптеген ұйымдардың жобаны іске асыруда басты мақсаттарының біріне айналуда.

• Білім Жарылысы (Knowledge Explosion) Жаңа білім көлемінің өсуі жобалардың күрделінуіне әкеледі, өйткені жобалар соңғы жетістіктерге сай болуы тиіс. Мысалы, 30 жыл бұрын жолды салу қарапайым процесс болды. Бүгінде, әрбір саланың күрделілігі өсуде, соның ішінде материалдар, техникалық сипаттамалар, кодтар, эстетика, құрал-жабдықтар мен мамандар. Сол сияқты, бүгінгі сандық, электронды ғасырда бірде болса да, микрочиптен тұрмайтын жаңа өнімді кездестіру қиын. Өнімнің күрделілігі бір-бірінен алшақ технологиялардың бірігуіне сұранысты өсіруде. Жоба менеджменті бұл қажеттілікті шешетін маңызды пәнге айналды.

• Үш астыңғы сызық: планета, адам, пайда (Triple bottom line) Жаһандық жылыну қаупі тұрақты бизнес тәжірибесіне алып келді. Енді бизнес қоршаған орта мен қоғамды ойламастан тек қана пайданы арттыру мақсатында ғана орындалмайды. Тиімді жоба менеджменті арқылы ғана көміртектің ізін азайту менжаңартылатын ресурстарды пайдалануды іске асыру мүмкін. Осы қозғалыстың әсерін жобаны іске асыру кезінде қолданылатын мақсаттар мен әдістерден байқауға болады.

• Тұтынушы назарының өсуі Бәсекелестіктің өсуі тұтынушыны қанағаттандыру үшін сыйақы белгілейді. Тұтынушылар енді брендтелмеген қарапайым тауарларға қанағаттанбайды. Олар нақты қажеттіліктерін қанағаттандыру мақсатында теңшелген тауарлар мен қызмет көрсетулерді талап етеді. Бұл мандат ұсынушы мен қабылдаушы арасында әлдеқайда тығыз жұмыс бабындағы қарым-қатынастарды талап етеді. Есеп басшылары мен сату өкілдері көбінесе клиенттің қажеттіліктері мен сұранысын қанағаттандыру мақсатында жоба менеджері ретінде жұмыс жасайды. Тұтынушы назарының өсуі сонымен қатар теңшелген өнімдер мен қызмет көрсетулерді дамытуға итермелейді. Мысалы, 10 жыл бұрын гольф клубын таңдау салыстырмалы түрде қарапайым процесс болды: бағасы мен қаншалықты ұнамды екеніне байланысты таңдалды. Қазір ұзын ойыншыларға, қысқа ойыншыларға арналған клубтар, жоғарғы технологияларға сәйкес клубтар тағыда сол сияқты клубтар бар. Жоба менеджменті теңшелген өнімдер мен қызмет көрсетулерді дамыту мен клиенттермен табысты қарым-қатынас орнатуда маңызды болып табылады.

• Шағын жобалар үлкен проблемалар көзі

Жылдам өзгерістер бәсекеге қабілетті болуды немесе ең кемінде қалыспауды қажет еткендіктен, бір ұйымның ішінде жүздеген жобалар бір мезгілде жүргізіледі. Бұл бірнешежобалықты құрайды, соған қоса көптеген жаңа проблемаларға әкеп соқтырады. Әртүрлі жобалардың портфелдерін қарастыра отырып, ресурстарды бөлісу және басым жобаларды анықтау жоба менеджменті кезінде басты қиыншылық болып есептеледі. Көптеген фирмалар шағын жобалардың тиімсіз орындалуы қаншалықты проблемаларға әкелетінінен әлі де толықтай бейхабар. Әдетте шағын жобалар үлкен жобалар сияқты немесе оданда үлкен тәуекелді білдіреді. Шағын жобалар салыстырмалы түрде тапшы ресурстар мен қаражаттты аз мөлшерде талап еткендіктен, шағын жоба әсері төмен деп есептеу қабылданған. Көптеген шағын жобалар бір уақытта жүргізілгендіктен және әсер ету деңгейі төмен болғандықтан, әдетте осындай шағын жобалардың тиімділігі есептелмейді. Өкінішке орай, уақыт өте келе бірнеше шағын жобаларға жұмсалған қаражаттар қосылып қомақты соманы құрайды. Көптеген миллиондар және клиенттер жылсайын шағын жобалардың әсерінен босқа жоғалады. Шағын жобалар есептеу жүйесінде өлшенбейтін шығындарды білдіреді. Бір мезгілде бірнеше шағын жобаларды жүргізетін ұйымдар ең қиын жоба менеджментіндегі мәселелерімен бетпе-бет келеді. Осыдан бірнешежобалық менеджментті қолдайтын ұйым ішіндегі ортаны қалай құруға болады деген сұрақ туындайды. Керек процесс ол ұйым миссиясын қолдайтын жобаларды басымдылығы бойынша қарастыру және дамыту.

Жобаларды менеджменті мақсаттары мен сәттілігі

Жоба мақсатын анықтау кезінде келесі элементтер ойластырылуы қажет: • Негіздеу барысындағы қажеттіліктерге сәйкестігі; • Жобаны іске асыру мерзіміне сәйкес оған жету тарапынан айқындылығы; • Клиенттердің қызығушылықтарының нақты анықталуы; • Нақтылық деңгейі • Іске асырылуы • Күтілетін нәтижелермен тығыз байланысы

Міндеттер – қойылған мақсатқа жету үшін мәселе тудырып отырған себептерді жоюға бағытталған, бағалауға жататын, нақты іс-шаралар қатары. Міндеттер: нақты (не және қашан), өлшенетін (қанша), қол жеткізе алатындай (нақты) болуы тиіс. Басқару тәжірибесінде - SMART деп аталатын өлшемдер пайдаланылады.

SMART дегеніміз қысқарған сөз, ағылшын сөздерінің  бірінші әріптерінен құралған:
Specific – Конкретный -  нақты
Measurable – Измеряемый -  өлшеулі
Attainable – Достижимый  - қол жетімді
Realistic – реалистичный-   жағдайға сай
Time- bound – Имеюшими временные рамки – шектеулі, мерзімді

Логикалық модель жоба мақсаттарының, қызмет түрлерінің жобалануының, сондай-ақ күтілетін өзгерістер мен нәтижелердің өзара қарым қатынасының жүйелі және көрнекті құралы болып табылады. Логикалық модель жобаның қалай жүзеге асатындығының көрінісін ұсынады. Онда жоба қызметі күтілетін нәтижеге қалай алып баратындығы сөзбен суреттеледі. Логикалық модельдің мақсаты - жобаға сай іс-әрекеттердің реттілігін сипаттайтын және ойластырылған жобаның мақсаты мен күтілетін нәтижелерді байланыстыратын тірек – сызбамен барлық қызығушылық танытқан жақтарды қамтамасыз ету. Осындай реттілікпен жасалған логикалық модель алға қойылған мақсаттарға жету үшін нақтылы іс-әрекеттердің қалай септігін тигізетінін түсінуге және болашақта ұсынылған жобаны қайтадан оңтайландыруға болатындығына көмектеседі.

Жоба менеджері

Жоба менеджері жоба басқару саласындағы кәсіби маман. Жоба менеджерлері әдетте құрылыс, машина жасау, сәулет, есептеу және телекомуникация салаларына қатысты жобаларды жоспарлау, орындау, және жабу сатыларына жауапты. Сонымен қатар өндіріс инженериясы, конструкторлық және ауыр өнеркәсіп саласында және басқада көптеген салаларда жоба менеджерлері бар. Жоба менеджері қойылған мақсаттарға жетуде есепті тұлға болып саналады. Жоба менеджерінің басты міндеттерінің ішінде нақты және жетімді мақсаттар құру, жоба шарттарын құру, құн, уақыт және жоба көлемі құрайтын үш шектеуді қадағалау. Жоба менеджері жиі, қызмет көрсетіп отырған компанияның біліміне негізделіп клиенттің нақты қажеттіліктерін анықтайтын және жүзеге асыратынклиент өкілі болып есептеледі. Уағдаласушы тарапының түрлі ішкі рәсімдеріне бейімделу қабілеті, атқарушы өкілдермен тығыз байланыс орнату құн, уақыт, және сапа талаптарының орындалуына және одан басқа мәселелердің шешілуіне қатысты клиентті қанағаттандыру үшін өте маңызды.

Жоба менеджменті үрдісі

Дәстүр бойынша, жоба менеджменті бірнеше элементтердің жиынтығы болып келеді: төрт-бес жоба басқару процесс топтары және бақылау жүйесі. Қолданылатын әдіснама мен терминологияға қарамастан, осы жоба менеджмент процесі қолданылады. Әдетте негізгі процесс топтарға келесі элементтер жатады: - Кіріспе - Жоспарлау - Өндіріс немесе жүзеге асыру - Мониторинг және бақылау - Жабу

1. Кіріспе Жобаға кірісу процесі жобаның сипаты мен көлемін (шегін) анықтайды. Егер кірісу кезеңі дұрыс орындалмаса, жалпы жобаның бизнес талаптарына сай болуы мен табысқа жетуі екі талай. Мұнда негізгі жобаны бақылау элементтері көрсетілген: - Бизнес ортаны түбегейлі түсіну мен барлық қажетті бақылау элементтері жобаға енгізілгенін қадағалау; - Кез келген жетіспеушіліктер немесе кемшіліктер хабарлануы тиіс және бұл кемшіліктерді шешу үшін ұсыныстар жасалуы; Кіріспе кезеңі келесі бағыттарды қарастыратын жоспарды қамтуы тиіс: - Бизнес қажеттіліктерін/ талаптарын мақсаттар өлшемінде талдау; - Ағымдағы операцияларды шолу; - Шығындар мен кірістің, бюджетпен қоса, қаржылық талдауы; - Пайдаланушылар мен қызметкерлерді қоса есептегенде,мүдделі тараптарды талдау,; - Жоба чартері (шығындар, міндеттер, өнімдер, кестелер);

2. Жоспарлау Кіріспе кезеңінен кейін, жоба қажетті деңгейде жете жоспарланады. Ең басты мақсат қажетті жұмыс көлемін бағалау және жобаны жүзеге асыру барысында тәуекелдерді тиімді басқару үщін уақыт, құн және ресурстарды тиімді жоспарлауболып табылады. Кіріспе кезеңі секілді, жоспарлау кезеңінде жіберілген қателер жобаның табысты аяқталу мүмкіндігін айтарлықтай азайтады. Жоба жоспарлау әдетте келесі элементтерді қамтиды: - Қалай жоспарлау керек екенін анықтау (мысалы, нақтылау дәрежесі немесе “Айналмалы Толқынды” жоспарлау); - Жоба көлемі туралы мәлімдеме дамыту; - Жоба соңында жеткізілетін өнімдерді анықтау және ЖБҚ құру; - Осы өнімдерді жеткізу үшін қажетті іс-шараларды анықтау және оларды логикалық ретпен орнату; - Іс-шараларды жүзеге асыру үшін қажетті ресурстарды есептеу; - Іс-шараларды жүзеге асыру үшін қажетті уақыт пен құнды есептеу; - Уақыт кестесін әзірлеу; - Бюджетті әзірлеу; - Тәуекелді анықтау; - Жұмысты бастауға рұқсат алу Осыған қоса, ішінара байланысын және жоба көлемін басқару, рөлдер мен міндеттемелерді анықтау, жоба үшін сатып алынатын тауарларды анықтау, тиянақтау жиналыстарын өткізу сияқты қосымша процестерді қолданған дұрыс болып табылады. Жаңа өнімді дамыту жобаларында, соңғы өнімнің тұжырымдамалық бет-пішіні жобаны жоспарлау кезеңіндегі іс-шаралармен қатар жүргізілуі мүмкін. Бұл әрекет жоспарлау командасына жоба соңында жеткізілетін өнімдерді анықтауға және іс-шараларды жоспалауға көмегін тигізеді.

3. Өндіріс немесе жүзеге асыру Өндіріс / жүзеге асыру кезеңі жоба менеджментінің жоспарында көрсетілген жоба соңында жеткізілуге тиіс өнімдердің тиісінше орындалуын қамтамасыз етеді. Бұл кезең адам ресурстарының, сондай-ақ материалдар мен бюджеттің және сол сияқты кез келген басқа да ресурстардың дұрыс бөлінуін, үйлестірілуін және басқарылуын қадағалайды. Бұл кезеңнің нәтижесі жобаның соңында шығарылатын өнімдер болып табылады.

4. Мониторинг және Бақылау (Бағалау) Мониторинг және бақылау шығып қалуы ықтимал проблемаларды уақтылы анықтау және қажетінше түзетуші іс-әрекеттер жасау үшін керек процестерден тұрады және жоба жүзеге асырылуы кезінде орындалатын әрекеттерді бақылайды. Жоба орындалуының қаншалықты жоспардан ауытқығанын үнемі бақылау және өлшеу бұл кезеңнің артықшылығы болып табылады. Мониторинг – бұл жобаның барлық тұрғыдан алғандағы белгілі бір ақпараттарын жинақтайтын, жобаның іс- әрекетінің орындалу жолын бақылау мақсатындағы үрдіс. Бұл жұмыс жолын жоба/бағдарлама төңірегінде істердің бүгінгі жағдайын жоспармен қажетті өзгерістерді енгізуді салыстыру үшін қадағалауға арналған тұрақты үрдіс. Бұл шешім қабылдауға көмектесетін жобаны басқарудың ішкі қызметі. Ол жобаның және бағдарламаның күшті және нашар жақтарының негізгі және әмбебап құралы болып табылады. Оның мақсаты - қатысушы адамдарға орынды және уақтылы көмек көрсету, бұл жұмыстың мейлінше жетілуіне ықпал ету. Баға жобаның міндеттері мен мақсаттарын талдаумен айналысады: нәтижелер мен іс-әрекеттерді, сондай-ақ бағдарламаның не жобаның ұзақ мерзімде әсер етуін талдайды. Бағалау үшін мониторинг мәліметтері қолданылады. Баға өзгерістер енгізуге және келешекке ұсыныс жасауға мүмкіндік береді. Бағалаудың мақсаты – жобаға не бағдарламаға аралық немесе соңғыкезеңді жүзеге асыруды аяқталғанда ғана баға беру. Жобаны немесебағдарламаны бағалау біздің іс-әрекетіміз қандай мөлшерде тиімді болуын, мақсаттарымыздың жүзеге асқандығын көрсетеді. Жобалауды бағалау жоспарының жетістіктерімен, нәтижелерімен және ықпал етумен салыстыруға мүмкіндік береді. Мониторинг және бақылау(бағалау) әдетте келесі элементтерді қамтиды: - Болып жатқан жоба іс-әрекеттерін зерттеу(біз қазір қайдамыз); - Жоба айнымалыларын құн, күш, өлшем және т.б. жоба жоспарына және жоба жүзеге асырылу негізіне қарсы өлшеу (біз қайда болу керекпіз); - Туындайтын мәселелер мен тәуекелдерге дұрыс шешу мақсатында орындалатын іc-әрекеттерді анықтау; - Тек мақұлданған іс-әрекеттерді жүзеге асыру үшін кешенді өзгерістерге ықпал ететін факторларға әсер ету; - Бірнеше сатылық жобаларда, жоба кезеңдері арасында мониторинг және бақылау процесі

5. Жабу Жабуға жобаның ресми қабылдануы және аяқталуы кіреді. Әкімшілік қызметтерге файлдарды архивтеу және алынған сабақтарды, кездескен қиыншылықтардықұжаттау кіреді. Бұл кезең мына элементтерді қамтиды: - Келісім шарттың аяқталуы: Әрбір келісімді аяқтау және орналастыру әрбір ашық элементтің қаулысын қоса алғанда, сонымен қатар жобада не жоба кезеңінде қолданылатын әрбір келісім-шарттың жабылуы; - Жобаның жабылуы: жобаны ресми түрде жабу мақсатында бүкіл процесс бойынша барлық іс-шараларды аяқтау; - Сондай-ақ бұл кезеңге жасалған жұмысты шолу шарасы кіреді. Жобада бұл өте маңызды кезең, өйткені бұл кезеңде жасалған жұмыстың нәтижелері қорытылады, жобада алынған тәжірибе болашақта қолданылады. Әдетте Жасалған Жұмысты Шолу кезеңі ойдағыдай өткен шаралармен қатар нашар, дұрыс емес болған шараларды талдау арқылы үйрену болып табылады.

Жоба менеджменті жоспары

Дәстүр бойынша, жоба менеджменті бірнеше элементтердің жиынтығы болып келеді: төрт-бес жоба басқару процесс топтары және бақылау жүйесі. Қолданылатын әдіснама мен терминологияға қарамастан, осы жоба менеджмент процесі қолданылады. Әдетте негізгі процесс топтарға келесі элементтер жатады: - Кіріспе - Жоспарлау - Өндіріс немесе жүзеге асыру - Мониторинг және бақылау - Жабу

1. Кіріспе Жобаға кірісу процесі жобаның сипаты мен көлемін (шегін) анықтайды. Егер кірісу кезеңі дұрыс орындалмаса, жалпы жобаның бизнес талаптарына сай болуы мен табысқа жетуі екі талай. Мұнда негізгі жобаны бақылау элементтері көрсетілген: - Бизнес ортаны түбегейлі түсіну мен барлық қажетті бақылау элементтері жобаға енгізілгенін қадағалау; - Кез келген жетіспеушіліктер немесе кемшіліктер хабарлануы тиіс және бұл кемшіліктерді шешу үшін ұсыныстар жасалуы; Кіріспе кезеңі келесі бағыттарды қарастыратын жоспарды қамтуы тиіс: - Бизнес қажеттіліктерін/ талаптарын мақсаттар өлшемінде талдау; - Ағымдағы операцияларды шолу; - Шығындар мен кірістің, бюджетпен қоса, қаржылық талдауы; - Пайдаланушылар мен қызметкерлерді қоса есептегенде,мүдделі тараптарды талдау,; - Жоба чартері (шығындар, міндеттер, өнімдер, кестелер);

2. Жоспарлау

Кіріспе кезеңінен кейін, жоба қажетті деңгейде жете жоспарланады. Ең басты мақсат қажетті жұмыс көлемін бағалау және жобаны жүзеге асыру барысында тәуекелдерді тиімді басқару үщін уақыт, құн және ресурстарды тиімді жоспарлауболып табылады. Кіріспе кезеңі секілді, жоспарлау кезеңінде жіберілген қателер жобаның табысты аяқталу мүмкіндігін айтарлықтай азайтады. Жоба жоспарлау әдетте келесі элементтерді қамтиды: - Қалай жоспарлау керек екенін анықтау (мысалы, нақтылау дәрежесі немесе “Айналмалы Толқынды” жоспарлау); - Жоба көлемі туралы мәлімдеме дамыту; - Жоба соңында жеткізілетін өнімдерді анықтау және ЖБҚ құру; - Осы өнімдерді жеткізу үшін қажетті іс-шараларды анықтау және оларды логикалық ретпен орнату; - Іс-шараларды жүзеге асыру үшін қажетті ресурстарды есептеу; - Іс-шараларды жүзеге асыру үшін қажетті уақыт пен құнды есептеу; - Уақыт кестесін әзірлеу; - Бюджетті әзірлеу; - Тәуекелді анықтау; - Жұмысты бастауға рұқсат алу; Осыған қоса, ішінара байланысын және жоба көлемін басқару, рөлдер мен міндеттемелерді анықтау, жоба үшін сатып алынатын тауарларды анықтау, тиянақтау жиналыстарын өткізу сияқты қосымша процестерді қолданған дұрыс болып табылады. Жаңа өнімді дамыту жобаларында, соңғы өнімнің тұжырымдамалық бет-пішіні жобаны жоспарлау кезеңіндегі іс-шаралармен қатар жүргізілуі мүмкін. Бұл әрекет жоспарлау командасына жоба соңында жеткізілетін өнімдерді анықтауға және іс-шараларды жоспалауға көмегін тигізеді.

3. Өндіріс немесе жүзеге асыру

Өндіріс / жүзеге асыру кезеңі жоба менеджментінің жоспарында көрсетілген жоба соңында жеткізілуге тиіс өнімдердің тиісінше орындалуын қамтамасыз етеді. Бұл кезең адам ресурстарының, сондай-ақ материалдар мен бюджеттің және сол сияқты кез келген басқа да ресурстардың дұрыс бөлінуін, үйлестірілуін және басқарылуын қадағалайды. Бұл кезеңнің нәтижесі жобаның соңында шығарылатын өнімдер болып табылады.

4. Мониторинг және Бақылау (Бағалау)

Мониторинг және бақылау шығып қалуы ықтимал проблемаларды уақтылы анықтау және қажетінше түзетуші іс-әрекеттер жасау үшін керек процестерден тұрады және жоба жүзеге асырылуы кезінде орындалатын әрекеттерді бақылайды. Жоба орындалуының қаншалықты жоспардан ауытқығанын үнемі бақылау және өлшеу бұл кезеңнің артықшылығы болып табылады. Мониторинг – бұл жобаның барлық тұрғыдан алғандағы белгілі бір ақпараттарын жинақтайтын, жобаның іс- әрекетінің орындалу жолын бақылау мақсатындағы үрдіс. Бұл жұмыс жолын жоба/бағдарлама төңірегінде істердің бүгінгі жағдайын жоспармен қажетті өзгерістерді енгізуді салыстыру үшін қадағалауға арналған тұрақты үрдіс. Бұл шешім қабылдауға көмектесетін жобаны басқарудың ішкі қызметі. Ол жобаның және бағдарламаның күшті және нашар жақтарының негізгі және әмбебап құралы болып табылады. Оның мақсаты - қатысушы адамдарға орынды және уақтылы көмек көрсету, бұл жұмыстың мейлінше жетілуіне ықпал ету. Баға жобаның міндеттері мен мақсаттарын талдаумен айналысады: нәтижелер мен іс-әрекеттерді, сондай-ақ бағдарламаның не жобаның ұзақ мерзімде әсер етуін талдайды. Бағалау үшін мониторинг мәліметтері қолданылады. Баға өзгерістер енгізуге және келешекке ұсыныс жасауға мүмкіндік береді. Бағалаудың мақсаты – жобаға не бағдарламаға аралық немесе соңғыкезеңді жүзеге асыруды аяқталғанда ғана баға беру. Жобаны немесебағдарламаны бағалау біздің іс-әрекетіміз қандай мөлшерде тиімді болуын, мақсаттарымыздың жүзеге асқандығын көрсетеді. Жобалауды бағалау жоспарының жетістіктерімен, нәтижелерімен және ықпал етумен салыстыруға мүмкіндік береді. Мониторинг және бақылау(бағалау) әдетте келесі элементтерді қамтиды: - Болып жатқан жоба іс-әрекеттерін зерттеу(біз қазір қайдамыз); - Жоба айнымалыларын құн, күш, өлшем және т.б. жоба жоспарына және жоба жүзеге асырылу негізіне қарсы өлшеу (біз қайда болу керекпіз); - Туындайтын мәселелер мен тәуекелдерге дұрыс шешу мақсатында орындалатын іc-әрекеттерді анықтау; - Тек мақұлданған іс-әрекеттерді жүзеге асыру үшін кешенді өзгерістерге ықпал ететін факторларға әсер ету; - Бірнеше сатылық жобаларда, жоба кезеңдері арасында мониторинг және бақылау процесі

5. Аяқтау Жабуға жобаның ресми қабылдануы және аяқталуы кіреді. Әкімшілік қызметтерге файлдарды архивтеу және алынған сабақтарды, кездескен қиыншылықтардықұжаттау кіреді. Бұл кезең мына элементтерді қамтиды: - Келісім шарттың аяқталуы: Әрбір келісімді аяқтау және орналастыру әрбір ашық элементтің қаулысын қоса алғанда, сонымен қатар жобада не жоба кезеңінде қолданылатын әрбір келісім-шарттың жабылуы; - Жобаның жабылуы: жобаны ресми түрде жабу мақсатында бүкіл процесс бойынша барлық іс-шараларды аяқтау; - Сондай-ақ бұл кезеңге жасалған жұмысты шолу шарасы кіреді. Жобада бұл өте маңызды кезең, өйткені бұл кезеңде жасалған жұмыстың нәтижелері қорытылады, жобада алынған тәжірибе болашақта қолданылады. Әдетте Жасалған Жұмысты Шолу кезеңі ойдағыдай өткен шаралармен қатар нашар, дұрыс емес болған шараларды талдау арқылы үйрену болып табылады.

Жоба менеджментінің түрлері

Жоба менеджменті кез келген мақсатқа жету жолында шешім табатын, әр түрлі салалардағы жобаларға қолданылатын пән болғанымен, ол жиі және әр түрлі жоғары мамандандырылған өндірістердің нақтылы және қайталанатын қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін бейімделеді. Мысалы, ғимараттар, жолдар, және көпірлер сияқты жобаларды орындайтын құрылыс индустриясы, осы салаға байланысты арнайы жоба менеджменті әдістемесі әзірленген және Құрылыс Жоба менеджменті атымен белгілі. Сонымен қатар, жоба менеджері бұл арнайы саланы оқып сертификаттанлы мүмкін. Ақпараттықтехнологиялар индустриясында да өзіне ғана қатысты ақпараттықтехнология жобалар басқару жүйесі бар. Ол жоспарлау, әзірлеу, тестілеу сияқты әртүрлі өмірлік циклдерден өтуге қажет техникалық активтерді, қызмет көрсетулерді жеткізумақсатында арнайы мамандандырылған. Ал биотехнологиялық жобалар басқару жүйесі биотехнология ғылыми зерттеу және дамыту қыр-сырларына бағытталған. Әрбір жобаның басқару түріне қарай жоба менеджерлері белгілі бір индустрияға қатысты арнайы қайталанатын үлгілерді дамытады және қолданады. Осылай жобалар жоспарлары сапа арттыру, жеткізу құнын және уақытын төмендетумақсатында қайталанатын және нақты болуға дағдыландырылады.

Жоба менеджментіндегі бағдарламалық қамсыздандыру

Жоба басқару бағдарламалық құралдары ресурстарды жоспарлауға, ұйымдастыруға, басқаруға, ресурстар сметасын әзірлеуге және жоспарларды жүзеге асыруға көмектесетін құралдар жиынтығы. Бағдарлама кешенінің ауқымдығына байланысты, бағдарлама функционалдығы есептеу және жоспарлау, кесте құру, баға бақылау, бюджет басқару,ресурстарды бөлу, бағдармалар бірлестігін жасақтау, байланыс орнату, шешім қабылдау, жұмыс үрдісін, сапа менеджментін, құжаттаманы және әкімшілік жүйені қамтыуы мүмкін.

Жоба менеджменті әдістемелері

Жобаны бақылау және жобалық басқару жүйесі

Жоба бақылау жүйесі жоба менеджментінде тәуелсіз функция ретінде белгіленуі тиіс. Бұл анықталған өнімділік пен ресми мақсаттардықадағалау мақсатында жобаны өңдеу кезінде тексеру және бақылау функцияларын жүзеге асырады. Сондай-ақ жоба басқару жүйесіне келесі жаттығулар жатады: - оң ақпарат жеткізу және оны жаңарту үшін инфрақұрылым құру; - жоба параметрлерінің айырмашылықтары арасында қарым-қатынас құру тәсілін орнату; - интражелі немесе жоба атқаруды шешуші көрсеткіш жүйесі негізінде жобаға; байланысты ақпаратты технологияларды дамыту; - ауытқуларды талдау және ықтимал жоба ұсыныстарын реттеу; - жоба параметрлері арасында ашықтық??? құру Аталған жаттығуларды жүзеге асыру арнайы жобаны бақылау әдістемелері мен құралдарын қолдану арқылы орындалады. Мына әдістер жобаны басқару сатысында қолданылады: - Инвестициялық талдау - Шығын-пайда талдау - Құн мен пайда талдау - Сарапшылар сауалнамалары - Тәуекел талдау - Өсімпұл есептеулер - Кезеңдік трендті талдау - Құндық үрдісті талдау - Мақсат/ісжүзінде салыстыру Жобаны бақылау жобаның уақытылы және бюджет шеңберінде орындалуын қамтамасыз ететін элемент. Жобаны бақылау жобаның жоспарлау сатысында басталып кейінгі іскеасыру сатысын шолу сатысынан соң аяқталады және процестің барлық сатысында орындалады. Жоба орындалып жатқанда аудит немесе қайта қарау жаттығулары болуы мүмкін. Ресми аудиттер әдетте тәуекелге немесе сәйкестікке негізделген және басқару аудит мақсаттарына бағытталады. Бекітілген жоба менеджмент процестері мен іс-жүзіндегі жоба менеджментінің орындалуын салыстыру арқылы бақылау сатысына енгізілуі мүмкін. Әрбір жоба қажетті деңгейде бақылануы тиіс: аса бақылау тым көп уақытты қажет етеді, тым аз бақылау өте қауіпті болып табылады. Егер жоба басқару жүйесі қате іске асырылса, жоба құны қателер мен түзетулер тұрғысынан анықталуы керек. Құн, тәуекел, сапа, қарым-қатынас, уақыт, өзгеріс, сатып алу, және адами ресурстары басқару жүйелерін қажет етеді. Сонымен қатар аудиторлар жобаның қаржылық жақтан қарағанда қаншалықты маңызды екенін және қаншалықты жобаға мүдделі тараптар бақылауды қажет ететінін, қанша басқару элементтері бар екенін қарастыру қажет. Аудиторлар даму процесін және іске асырылу рәсімдерін қалай орындалып жатқанын қайта қарау керек. Қажет болған жағдайда даму процесі және қорытынды өнімнің сапасы анықталуы керек. Компаниялар мүмкін проблемаларды оңайырақ шешу мақсатында ертерек анықтау үшін аудитерлік фирманың бүкіл процеске тартылуын қалауы мүмкін. Аудитор жобаны дамыту командасының ішінде бақылау кеңесші рөлін атқару мүмкін немесе аудит бөлігі ретінде тәуелсіз аудитор болып қызмет ете алады. Бизнес кейде ресми жүйелер дамыту процестерін пайдаланады.Бұл жүйелердің табысты дамуының әзірленуін қамтамасыз етеді. Ресми процесс мықты бақылау жүйесін құру мақсатында өте тиімді болып табылады, ал аудиторлар бұл процесті жақсы әзірленген екенін және тәжірибеде дұрыс атқарылып жатқанын растау үшін қайта қарауы тиіс. Жақсы даму жүйелерінің жоспары: - ұйымның жалпы мақсаттарына сай даму үшін стратегия анықтау; - жаңа жүйелер үшін стандарттар анықтау; - мерзімдеу мен бюджеттендіру үшін жобаны басқару саясатын жетілдіру; - процесті сипаттайтын рәсімдерді жетілдіру; - өзгеру сапасын бағалау

Жоба портфелін басқару

Жоба портфелін басқару әдісін қолданушылар саны жылдан жылға өсуде. Жоба портфелін басқарупайдаланып жатқан жеке немесе коммерциялық ұйымның пайдасын арттыру мақсатында оң, яғни дұрыс жобаларды таңдау және содан соң жоба менеджменті техникаларын қолдануды білдіреді. Жоба портфелін басқару көптеген сипаттамалар негізінде ағымдағы немесе ұсынылған жобаларды жоба менеджері немесе жоба басқару офисі қолданатын процестерді, әдістерді, техникаларды талдауға мүмкіншілік беретін орталықтандырылған басқару болып табылады. Жоба портфелін басқарудың басты мақсаты компанияның операциялық және қаржылық мақсаттарына жету үшін клиенттерді, стратегия мақсаттарын және қоршаған ортаәсерін назарға ала отырып ресурстарды жоспарлау және қолданудың ең оңтайлы қоспасын анықтау болып табылады.

Процеске негізделген менеджмент

Процеске негізделген менеджмент – бизнесті процестер жиынтығы ретінде қарастыратын басқару тәсілі болып табылады. Процестер ұйымның миссиясына және негізгі құндылықтарына қол жеткізу мақсатында басқарылады және жетілдіріледі. Компания көзқарасы мен процестер арасындағы байланыс ұйымға ұзақ мерзімді перспективада стратегия жоспарлауда, бизнес құрылымын құруда, ресурстарды пайдалануда көмектеседі. Процесс тұрғысынан қарағанда, ұйым бизнесті жеке іс-шара мен функцияларды аяқтау мақсатында емес, ұйымның қағидаларына сәйкес, көзқарасына сай алға жылжытады. Сондықтан тиімді жұмыс істеу мақсатында, ұйым жұмысшылары арасында тиімді қарым-қатынас орнатылуы тиіс және ұйым құндылықтарын барлық жұмысшылар білу қажет. Жалпы, басқару менеджмент жүйесі құн мен бюджетке және жұмыс-біліммен тікелей шешімдерге назар аударады. Процеске негізделген басқару жалпы жоба менеджментіндегі қағидаларды ұстанады және сонымен қатар жүзеге асырылып жатқан жобаның ұйымның миссиясы мен құндылықтарына сәйкес келуін қадағалайды.