Жеке тектік мұрағат қорын қалыптастыру

Жеке тектік мұрағаттық қорын қалыптастыру – жеке тұлғаның немесе отбасының өмірі мен қызметіне қатысты құжаттардан құралған мұрағаттық қор. Жеке адамның қалыптасу қорының құжаттарына ғылыми-сараптау жүргізгенде және қор иелері құжаттарын ғылыми игеруде ғылымда, халық шаруашылығында, әлеуметтік-мәдени мақсаттарға пайдалануға, сақтауға және есепке алу қажеттілігіне мән берілуі қажет. Жеке адамның қалыптасу қорына сипаттама жүргізгенде құжаттардың құндылығы ескерілуі қажет. Құжаттарға сипаттама жүргізгенде құжаттың авторлығын анықтау, құжаттың жазылуы мерзімінің түпнұсқалығы мен жарияланғандығы және т.б. ғылыми ізденушілік жұмыстар жүргізіледі.Қорға сипаттама жүргізгенде құрамы күрделі кездесетін болса, бұл жұмысты әдістемелік комиссия мен әдістемелік отырыс талқылауына пікір алысуға беру қажет. Ғылыми сараптама мынандай негізгі жұмыстардың түрлерін құрайды:

• қор иесінің өмір тарихымен, қайраткерлігімен және қор құжаттарымен танысу;
• құжаттарды сұрыптап-жүйелеп жіктеу (жанрына қарай);
• сақтау бірлігін түзу;
• сақтау бірлігіне сипаттама беру;
• іс ішіндегі парақтарды жүйелеу және нөмірлеу;
• тізімдемені құрастырып, мұқабасын рәсімдеу, мазмұнын, қысқартылған сөздер, адамның аты-жөніне байланысты көрсеткішін, баспа басылымдарының тізімін және т.б. жазу.
• қордағы жеке істі жүйелеп, мұқабасын толтыру;
• істің шифрын қойып, куәландыру қағазын жазып салу.

Мұрағат қоры

Сонымен жеке адамның қалыптасу құжаттарына ғылыми сараптама жүргізу: қор иесінің өмір тарихынан және қызметінен, қор тарихынан, құжаттардың мазмұны мен құрамынан танысудан басталады. Жеке қор иелері дүниежүзіне, республикаға танымал әр түрлі саладағы тұлға, еңбегі сіңген қайраткер болуы мүмкін.

Қор иесінің құжаттарын жүйеленуі

Жеке адамның қалыптасу қорын жүйелеу сұлбасын бөлімдерге бөлуден, қор иелерінің құрамын анықтаудан (әулет, отбасы, жеке адам), қызметінің сипатынан, құжаттардың құрамы мен көлемінен тұрады. Қор иесіне және қор құжаттарына қатысты біраз мағлұмат алғаннан кейін ғана ғылыми сипаттау басталады.

Қор иесінің қолжазбалары

Бұл қор иесінің алдыңғы жазба және таза қолтаңбалық түріндегі мынадай қолжазбалары жатады:

• шығармаларының жоспарлары, алғашқы нұсқалары, нобайлары;
• қор иесіне тән және тән емес машинкаға басылған машинкалық жазбалары мен көшірмелері;
• шығармалары мен кітаптарының өзі түзеткен нұсқалары;
• ендірме мәтіндері бар қайта басылымға дайындалған жазбалары;
• қор иесінің шығармалары жарияланған кітап, журнал және газет қиындылары;
• аудармалары, мақалалары, зерттеулері, естеліктері, күнделіктері, пікірлері, баяндамалары;
• сұхбаттарының, сөйлеген сөздерінің конспектілері; оқушы дәптері;
• лекция жазбалары, сонымен бірге қор иесінің қолымен жазылған басқа да авторлық шығармаларының көшірмелері, кітап мұқабаларындағы, бағдарламалардағы, альбом беттеріндегі және тағы басқа қор иесінің қысқа жазбалары, салған суреттері, жазба кітапшалары және тағы басқа құжаттары жатады.

Қор иесінің өмірбаяндық құжаттары

• Жеке басының құжаттары;
• Кәсіби қызметіне қатысты құжаттар;
• Қоғамдық қызметіне қатысты құжаттар;
• Құрметті атаққа ие болу туралы, марапатталуына, мерейтойларына қатысты құжаттар.

«Қор иесінің өмірбаянына қатысты құжаттары» бөліміне қор иесінің жеке басының құжаттары:

1. туу туралы куәлігі,
2. неке куәлігі,
3. төл құжаты,
4. білімі туралы құжаттары (аттестат, диплом),
5. алған атақтары мен орден-медальдарының куәліктері,
6. өтініштері,
7. әр түрлі анықтамалар,
8. әскери құжаты,
9. анкеталары,
10. өсиетнама құжаттары,
11. өмірбаяны және т.б. құжаттары енеді.

Кәсіби қызметіне және қоғамдық қызметіне қатысты құжаттары: қор иесі қызмет істеген мекемелер мен ұйымдардың бұйрықтары; хаттамалары және баспалармен редакциялармен жасасқан келісім-шарттары; мекемелермен жазысқан қызметтік хаттары; қызметіне байланысты жоспарлары; мерейтой құжаттары мен кештерінің бағдарламалары және афишалары; қор иесі туралы қызметтік пікірлер; саяси партиядағы, одақтардағы, ерікті, ғылыми, партиялық ұйымдардағы қайраткерлігі туралы; қызметтік рұхсаттама қағаздары, қызметтік тағайындалуы мен ауысулары, іс сапар құжаты, есепті баяндама қағаздарының алғашқы нұсқалары және т.б.әр түрлі куәліктері, кәсіподоққа мүшелік билеттері осы бөлімшеге жатады. Депутаттық мандат билеті егер сайлаушылар хаттары, отырыс шақыру қағаздары сақталса ғана қоғамдық қызметі бөлімшесіне кіреді (болмаған жағдайда, жеке бас құжаттар бөлімшесіне кіреді).

Қор иесінің хаттары

• Қор иесінің жазған хаттары;
• Қор иесіне келген хаттар.

Қор иесінің әр түрлі адамдарға өзі жазған және қор иесіне өзгелерден келген хаттары енеді. Негізінен қор иесінің хаттары бөліміне достарының, оқырмандарының, қаламгерлердің, туысқандарының, таныстарының және режиссерлардың, оқушылардың жазған хаттарымен қоса мекемелерден, газет журналдардың редакцияларынан, баспалардан келген (қызметтік емес хаттар) хаттар орналастырылады. Сонымен бірге жіберілмеген хаттары да кіреді.

Қолтаңба қойып сыйланған сыйжазбалар

• Әр саладағы адамдарға қор иесінің жазған сыйжазбалары;
• Белгілі адамдардың қор иесіне берген сыйжазбалары.

Қолтаңбамен сыйға берілген сыйжазбалар бөліміне кітап мұқабаларында, нота жазбаларға, естелік-кітапшаларға, газет-журналдарға, авторефераттың алғашқы парағына, күйтабақтарға (грампластинка) және тағы басқаларға жазып берілген материалдар енгізіледі.

Қор иесінің жинақтаған құжаттары

Қор иегерінің өзінің жұмыстарын жазу үшін және өзін қызықтырған тақырыптарға байланысты жинақтаған өзге авторлардың көркем шығармалары, ғылыми еңбектері, мақалалары, баяндамалары, лекциялары т.б құжатары енеді. Ерекше жағдайларда ғана, бұл бөлімде құжаттар мүлдем аз болған жағдайда, қор иегерінің еңбектеріне жақындығы болса ”Қолжазбалар” бөлімінің соңынан орналасуы мүмкін. Жинақталған құжаттардың көлемі мен мазмұнына қарай бөлімшелерге бөлінеді.

Қор иесі туралы құжаттар

• Қор иесі туралы шыққан мақалалар (газет-журнал беттеріне);
• Еңбегіне байланысты сұхбаттар;
• Шығармашылығына байланысты жазылған пікірсараптар, пікірлер;
• Қор иесі туралы жазылған естеліктер;
• Әр түрлі адамдардың бір-біріне жазған хаттарында қор иесі туралы еске алулары;
• Қор иесін мәңгі есте қалдыру туралы құжаттар.

Бұл бөлімге қор иесінің өмірі мен еңбегі жөніндегі мақалалар, пікірлер, баяндамалар, естеліктер және мерей тойларына байланысты жазылған арнау өлеңдер мен толғаулар, қор иесінің еске алу кештерінің стенограммалары, қор иесін мәңгі есте қалдыру туралы материалдар, әр түрлі адамдардың бір-біріне жазған хаттарында қор иесі туралы еске алулары және тағы басқа құжаттар енеді.

Қор иесінің қайтыс болуына байланысты туыстарына жазылған көңіл айту хаттары, шығармаларын талқылау, пікір- алысу хаттары және т.б. құжаттары енеді. Қор иесі туралы құжаттардың көлемі көп және әр түрлі жанрда болса, онда құжаттар жанрына қарай топтастырылып жеке бөлімшелерге бөлініп беріледі. Қор иесі туралы құжаттар аз болған жағдайда құжаттар бір бөлімге топтастырылып, хронологиялық тәртіппен орналасады.

Қор иесінің мүліктік-шаруашылық және тұрмыстық сипаттағы құжаттары

Мүліктік-шаруашылық және тұрмыстық сипаттағы құжаттар бөліміне: қор иесінің меншік құқығының куәліктері, сату және сатып-алу келісім шарттары, жалға алу, өсиетнама, сенімхаттары, шығыс- кіріс кітапшалары, мүліктік іске қатысты сот шешімдері, әр түрлі есеп квитанциялары, қор иесінің денсаулығына байланысты дәрігердің қорытындысы және тағы басқа құжаттары енеді. Құжаттардың көлемі мен мазмұнына қарай топшаларға бөлінуі мүмкін.

Фотоқұжаттары

• Қор иесінің фотосуреттері мен қор иесінің салынған суреті, портреттері;
• Туыстарының, таныстарының, белгілі адамдардың қолтаңбасымен сыйланған фотосуреттері;
• Жазушының шығармасына безендірулер;
• Актерлардың кино және театр сахнасында сомдаған рөлдері, фильм кадрінен алынған суреттер (егер бұл суреттер актер немесе режиссер қор иелерінің суреттері болмаған жағдайда ғана);
• Сонымен бірге газет немесе журналдан қырқылып алынған фотосуреттер кіреді.

Қор иесінің отбасы мүшелеріне байланысты құжаттары

Отбасы мүшелерінің (әке-шешесінің, бауырының, баласының, әйелінің) қолжазбалары, хаттары және т.б. құжаттарының түпнұсқалары және еңбектерінің көшірмелері енеді.

Қор иесінің қолжазбалары

Автордың белгілі бір шығармасы мен еңбектерінің қолжазбаларының варианттары (нұсқалары) мен редакциялық варианттарын бір іске біріктіруге болады, егер көлемі көп болса қолжазбалық және редакцияға дайындаған сатыларына қарай бөліп, жеке істер қалыптастыруға болады. Бірнеше шығармалардың қолжазбалары көлемі жағынан аз болған жағдайда тақырыптық немесе хронологиялық белгілеріне қарай бір іске біріктіріледі. Бір автордың жанры бірдей бірнеше шығармаларын бір іске біріктіріп (көлеміне қарай), барлық алғашқы жазбалары мен нұсқаларын да кіргізуге болады. Бір автордың жанрлары әртүрлі бірнеше шығармаларынан немесе туындыларынан жеке сақтау бірліктері қалыптастырылады. Егер шығармалар көлемі жағынан алғанда шамадан тыс көп болса, бөліміне, үзіндісіне қарай бірнеше іс түзуге болады. Қор иесінің белгілі бір шығармаларының нұсқаларын түгел алуға тура келгенде әр нұсқасы жеке іс ретінде алынады. Қор иесінің шығармалары бар газет қиындылары жанрына, жылдарына және т.б. белгілеріне қарай біріктіріледі. Ал осы еңбектің қолжазбасы немесе машинкалық нұсқасы бар болған жағдайда газет қиындысымен бірге бір іске орналастыруға болады. Қор иесінің өзге авторлардан аударған еңбектері авторлық белгісі бойынша біріктіріледі. Әр түрлі мәліметтер жазылған қойын дәптерлері 3-ке дейін әр жылғысы жеке іске біріктіріледі. Газет беттерінде шыққан мақалалары мен зерттеулері шағын болса, бір іске біріктіруге болады.Егер де көлемі мен құрамы жағынан күрделі кездессе, онда тақырыптық, атаулық, хронологиялық немесе газет-журналдардың атауына қарай біріктіруге болады. Үлкен форматты қолжазбалардан өз алдына жеке сақтау бірлігі қалыптасады. Сурет қоры материалдары жанрына, хронологиялық, тақырыптық және атаулы белгілеріне қарай істерге біріктіріледі.

Өмірбаянына қатысты құжаттар

Өмірбаяндық құжаттарынан сақтау бірліктері атаулы белгілеріне (өмірбаяны, Құрмет грамоталары және т.б.) немесе тақырыптық белгілеріне (біліміне, азаматтық жағдайына және т.б.) қарай қалыптасады. Қор иесінің бір мекемедегі қызметіне байланысты құжаттары жеткілікті болса, онда бір іске біріктіруге болады. Мерейтой құжаттарынан тақырыптық белгілеріне қарай сақтау бірліктері қалыптасады. Егер де әр мерейтойына қатысты құжаттары жеткілікті болған жағдайда атаулы белгілеріне қарай бір іске біріктіріледі. Егер де өмірбаяндық құжаттары аз болған жағдайда бір іске біріктіріледі. Істің ішкі тізбесінде хронологиялық тәртіппен орналасады.

Коллекциялар (Топтамалар)

Коллекция құжаттары сипатына және құрамына қарай авторлық (қолтаңба коллекциясы), хронологиялық (оқиғалар жылнамасы), географиялық (әр түрлі мемлекеттердің бейне открыткалары) немесе тақырыптық (әр түрлі тақырыптық үндеухаттар) белгілеріне қарай сақтау бірліктері қалыптастырылады.